eMail márketing

Una de las herramientas más potentes de internet es el email, a mi parecer el servicio más utilizado y explotado en cualquier empresa, a mucha distancia de la web, el fax y el teléfono.

Saber enviar un email no implica saber hacer email márketing, y es necesaria cierta formación para no acabar siendo considerado como una fuente de SPAM.

CCO:

El botón Reenviar del correo sirve para devolver una contestación al remitente, incluyendo la mayoría de las veces el mensaje original.

El botón Reenviar a todos… se emplea para que todos aquellos destinatarios que aparecen en el campo Para o CC reciban la respuesta, incluyendo a esta lista de destinatarios como parte del mensaje de respuesta. Esto provoca que, por un lado, todos conozcan la respuesta al mensaje y se vuelva público (en ocasiones demasiado público) y, por otro lado, que los destinatarios sean conscientes de quién está recibiendo la respuesta, es decir, las direcciones de email de todos los que reciben la respuesta se hacen también públicas.

No sé hasta que punto incumplirá la LOPD (ley de protección de datos), pero más de una cadena de emails simpáticos (o idiotas, según se mire) llega a tener cientos de direcciones de correo que, en buenas manos, son una excelente fuente de contactos publicitarios.

La manera correcta de enviar una comunicación a un grupo de destinatarios, sin que estos sepan a quién más ha llegado, es utilizar el botón CCO: (copia de carbón oculta). Para que aparezca esta opción se debe configurar el programa de correo electrónico o bien pulsar sobre el botón Para o CC:. Al hacer esto aparece una nueva ventana con la lista de contactos a la izquierda y tres ventanas Para, CC y CCO a la derecha. Bastará con añadir un contacto al campo CCO: y aceptar. De esta manera se vuelve a la edición del mensaje y el campo ya está activo.

En el campo Para debe incluir un destinatario, el cual será público, siendo recomendable que se envie el correo desde una cuenta propia a otra (o desde info@loquesea.es a admin@loquesea.es). Con un sólo destinatario es más que suficiente.

Para añadir destinatarios en copia oculta, escriba las direcciones de email de estos en el campo CCO: separados por punto y coma, uno detras de otro (pepe@nose.es; jose@notengo.es; ximo@otroemail.com; …).

Al enviar el mensaje, cada uno de los destinatarios verá que el mensaje es inicialmente para el destinatario del campo Para, sin embargo se les ha enviado copia sin que puedan saber quién más la ha recibido.

Grupos de contactos

Una de las funciones de los programas de email es poder agrupar varios contactos en un paquete o grupo.

Primero hay que crear los contactos de manera individual, con su nombre, email, etc. Posteriormente se crea un Grupo y, de inmediato, aparece una ventana para añadir contactos al grupo, siendo tan simple como buscar el contacto y pulsar el botón Añadir.

El grupo aparece como un contacto más, de manera que es mucho más cómodo incluirlo en los destinatarios (campo Para, CC o CCO) que escribir todas las direcciones de los contactos, separadas por punto y coma.

Es recomendable no crear grupos muy grandes, porque puede provocar problemas en el envio de correos de gran tamaño, así que se acoseja crear varios grupos Clientes01, Clientes02, Clientes03, etc. de un máximo de 30 contactos cada uno.

Si no se quiere mostrar esta información a los destinatarios del mensaje, el grupo deberá incluirse como destinatario en el campo CCO: y seguir las recomendaciones del apartado anterior.

Listas de distribución

La mayoría de servidores web incluyen, de serie, la creación de listas de correo o listas de distribución.

Estas listas se componen de una dirección de cabecera y un listado de emails de destino, de manera que cuando se envía un mensaje a la dirección de cabecera (publicidad@midominio.com) el servidor de correo se encarga de enviarlo, uno a uno, a todos los contactos que figuran en la lista de destinatarios.

La diferencia con los grupos de contactos es que estos pueden estar limitados en número (30 o 50 destinatarios), mientras que las listas de distribución pueden ser de gran tamaño (cientos o miles de destinatarios). Además, utilizando el primer método, el envio del mensaje está soportado por el ordenador que envia el email, mientras que con las listas de correo la tarea recae en el servidor de correo de la empresa, mucho más potente y rápido.

La gestión de la lista se realiza desde el servidor de correo, por lo que requiere un poco de formación por parte del personal de la empresa, que puede obtenerse con un curso de 2-4 horas.

Uno de los peligros de las listas de correo es que, si no se configuran adecuadamente, son de uso público, es decir, cualquiera puede enviar un mensaje a la lista y esta se encarga de distribuirlo a todos los destinatarios, sin importar el origen del mensaje ni el contenido. Por supuesto, además de los problemas legales que pueden derivarse, la posibilidad de enviar un email a todos los clientes de la competencia es un agujero de seguridad, y de imagen, bastante grave.

Por ejemplo, hoy mismo recibí un mensaje de turismo.rural@hogaria.net, enviando publicidad no solicitada, y mi dirección no aparecía entre los destinatarios. Como destinatario aparecía la misma dirección de email (turismo.rural@hogaria.net) lo cual indica que el destinatario es una lista de correo, hasta aquí todo correcto.

A los pocos minutos recibo un mensaje de una posada solicitando información de un servicio, pero el destinatario no soy yo, es de nuevo turismo.rural@hogaria.net. Aqui la cosa se empieza a complicar. La Posada Paz ha respondido al primer mensaje, devolviendo la contestación al destinatario original, este es una lista de distribución, que al recibir el mensaje lo vuelve a reenviar a todos los destinatarios.

Para verificar el error, a los pocos minutos el Monasterio de Piedra me envía un email (por supuesto a mi no, sino a la lista) pidiendo más información. Como no cuesta nada, decido enviar un mensaje a la dirección turismo.rural@hogaria.net, confiando en que en unos minutos me será entregado de manera automática por la propia lista. PREMIO!! Unos minutos más tarde el mensaje a la lista me es enviado como destinatario.

Un poco de formación en la gestión de listas de correo evitaría este y otros problemas.

Aplicaciones de email márketing

Existen docenas de aplicaciones que aportan muchas funciones adicionales al envio de email masivo.

Envio de correo como HTML, personalización del contenido, bajas automáticas de las direcciones erroneas, alta automática de usuarios, comprobación de direcciones, importación de contactos desde otras aplicaciones, gestión del envio desde el propio ordenador, programación de los envios, etc.

Entre las aplicaciones que he llegado a utilizar se encuentran Platinum Corporate Mailer, MachMailer y sendMassMail. Sus precios varían de 50 a 200€ y requieren, como toda aplicación, de cierta práctica y formación.

La primera vez que usé MachMailer cometí un error y el mensaje salió sin contenido la primera vez, con un contenido erroneo en el segundo intento y, finalmente a la tercera, se envió correctamente a los 2.500 destinatarios. Por supuesto mi ordenador quedó muerto durante una noche, al enviar un total de 7.500 emails.

Otros servicios se ofrecen de manera online, con un pago mensual por el uso del servicio o en función de los mensajes enviados. Se trata de servicios completos y que ofrecen facilidades al usuario con pocos conocimientos de informática, que disponen de plantillas de email, teléfono de asistencia telefónica, etc. Sin embargo, el precio de los envios es algo más elevado.

Bastará con buscar envio de mail masivo en internet para encontrar cientos de aplicaciones y empresas que ofrecen estos servicios.

Aquí la empresa deberá decidir entre hacerselo por si mismos, con los problemas que se pueden encontrar, o contratar el envio a un precio mayor, pero con mayor calidad.

Las recomendaciones de Consultores Valencia son:

1. que un diseñador cree la plantilla para el envio de email
2. aprender a modificar esta para incluir el contenido, de manera que la empresa tenga un diseño profesional y un contenido personalizable
3. empezar enviando la plantilla como contenido de un email, cliente a cliente
4. crear Grupos de clientes y comenzar a enviar por grupos, utilizando el campo CCO:
5. aprender a utilizar una aplicación de email márketing o subcontratar el envio con la empresa que diseño la plantilla, de esta manera se delega la creación de cada envío en ellos, sin aumentar los costes (jejejeje)
6. integrar los envios con el servicio de analítica web, con el fin de analizar qué emails acaban en la web de la empresa
7. pasar de una plantilla imagen (JPG o GIF) o un catálogo en PDF a un mensaje HTML, personalizable y con enlaces a la web

Recuerde que, para hacer todo lo anterior, deberá antes aprender un poco más acerca del email márketing, utilice internet para ampliar información sobre el tema.

Actualización: Un día más tarde del problema con la lista de distribución de Hogaria.net me llaman para indicarme que mi comportamiento no fue todo lo correcto que era de esperar.

Primero, tienen razón, al ver el error que cometieron envie un email a la lista de distribución (unos 1.500 destinatarios) con un mensaje algo fuerte, y me he disculpado por ello.

Segundo, el error cometido destapó un envio de SPAM no solicitado, punible según la LOPD con unas multas de aquí te espero, más si tenemos en cuenta que se podujeron varios envios la misma tarde.

Y tercero, creo que ni ellos ni yo hicimos lo correcto, ni ayer, ni hoy, así que desde aquí vuelvo a disculparme por mi mensaje y a pedirles que no usen los emails que encuentran por internet como si fueran públicos, ya que no están ahí para ser añadidos a listas de SPAM, por mucho que se pueda uno borrar facilmente.

Finalmente me gustaría recomendarles alguna aplicación de mass mail, pues las listas de correo son, de todos los sistemas de envio uno de los más malos, inadecuados y poco funcionales.

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